Comment créer un logiciel GMAO en quelques heures

La maintenance vise à maintenir ou à rétablir un bien dans un état spécifié afin que celui-ci soit en mesure d'assurer un service déterminé. Cette fonction est généralement représentée par son service dédié dans les entreprises et possède son propre logiciel : la GMAO (Gestion de la Maintenance Assistée par Ordinateur).

Il est courant d’entendre certains responsables maintenance vanter leur GMAO : « nous utilisons une GMAO très pointue » faisant référence à des fonctionnalités spécifiques dédiées à leur métier de mainteneur. Mais qu’est-ce que signifie exactement le qualificatif « pointue » ? N’est-il pas possible de recréer précisément ces fonctionnalités à partir d’un moteur de création d’applications comme les plateformes low-codes ?

1. Les 3 types de maintenance
2. Méthodologie
3. Créer le modèle de données
4. Implémenter les workflows
5. Câbler les logiques métiers
6. Ajouter les extensions collaboratives et métiers
7. Construire les dashboards de pilotage
8. Définir les rôles et permissions
9. Fonctionnalités avancées
10. Conclusion

Périmètre

Il y a 3 types de maintenance :

• La maintenance corrective visant à intervenir sur les aléas (pannes, incidents, etc.) relatifs aux équipements
• La maintenance préventive visant à réaliser des tâches périodiques de maintenance pour éviter les pannes et incidents mentionnés ci-dessus
• La maintenance prédictive visant à ne réaliser les tâches de maintenance préventive que quand celles-ci sont nécessaires. Ce type de maintenance met en œuvre des capacités technologiques plus avancées telles que l’installation de capteurs sur les machines et des algorithmes prédictifs.

Le périmètre de cet article concerne la maintenance corrective et préventive (représentant 90% des cas d’usage dans les entreprises).

Nous vous expliquerons comment créer une GMAO puissante à partir des briques fonctionnelles (« building blocks ») proposées par les plateformes low-code.

Méthodologie

Comme pour tout logiciel métier, il s’agit de décomposer le système souhaité selon les grands axes suivants  :

• Le modèle de données, c’est-à-dire l’architecture des objets métiers – ou entités – des relations entre ceux-ci et des champs associés
• Les workflows, c’est-à-dire les processus métiers mis en œuvre. Exemple : si je valide le bon d’intervention, alors il se passe ceci ou cela.
• Les logiques métiers de calcul, d’affichage, de mise en forme, etc.
• Les extensions collaboratives et métiers
• Les dashboards d’analyse et de pilotage
• Les rôles utilisateurs et leurs permissions

Créer le modèle de données

Afin d’identifier le modèle de données, commençons par lister ci-dessous les grandes fonctions souhaitées :

• Gérer les équipements
• Gérer la maintenance corrective avec bons d’intervention ou bons de travaux
• Gérer la maintenance préventive avec planification d’interventions
• Proposer des gammes de maintenance
• Gérer les stocks des pièces de rechange
• Gérer les prestataires (fabricants ou réparateurs)
• Visualiser des indicateurs de performance

Les entités métiers, leurs liaisons et leurs champs respectifs s’en déduisent facilement :

• Entité Equipement avec des champs de caractéristiques techniques notamment
• Entité Bon d’intervention liée aux Equipements et aux Interventions avec un workflow d’approbation et clôture
• Entité Intervention liées aux Equipements et aux Bons d’intervention avec un workflow de lancement et clôture. C’est l’entité principale.
• Entité Gamme (ou Checklist)
• Entité Pièces de rechange liées aux Interventions avec une relation plusieurs à plusieurs (ce qui n’est pas si courant !) via une entité intermédiaire de Consommation
• Entité Prestataire liée aux Equipements et aux Interventions

Soit, en version graphique :

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Implémenter les workflows

Les workflows sont généralement matérialisés par le fameux champ « Statut » que l’on retrouve inévitablement en colonne dans toutes nos feuilles excel.

2 entités sont particulièrement concernées par un changement de cycle de vie : les Bons d’intervention et les Interventions.

Exemple de workflow pour un bon d’intervention :

Exemple de workflow pour une intervention :

Les autres entités sont également concernées par des workflows (ou changement d’état), mais généralement plus simples :

• Equipement : En service / En réparation / Hors service
• Pièce détachée : En stock / En réserve / En rupture
• Etc.

Câbler les logiques métiers

S’il y a un endroit où réside le côté « pointu » de la GMAO, c’est bien ici ! Il s’agit de logiques métiers apportant de la valeur ajoutée aux utilisateurs en termes d’accès à l’information, automatisation de tâches, ergonomie, etc.

Voici quelques logiques métiers pertinentes pour une GMAO :

• Calcul automatique du taux moyen de panne de chaque Equipement et affichage dans la score card Equipement avec mise en forme conditionnelle (vert si supérieur à un certain seuil, rouge sinon).
• Passage automatique d’un Equipement en statut « Hors service » et création automatique d’une Intervention si le Bon d’intervention est validé par le responsable maintenance
• Système de planification périodique automatique des Interventions de maintenance préventive
• Seuils d’alerte concernant les stocks de Pièces de rechange
• Mail automatique à destination du Prestataire concerné pour les Interventions externes.
• Calcul du montant de l’Intervention en fonction des Pièces de rechange consommées.
• Etc.

C’est ici que s’exprime toute la puissance des solutions low-code (et où d’ailleurs les solutions no-code peinent à fournir satisfaction). Être aussi performant que les systèmes experts grâce à des logiques métiers définies au bon endroit.

Ajouter les extensions collaboratives et métiers

Une fois l’aspect statique (modèle de données) et dynamique (workflows et logiques) mis en place, certains composants supplémentaires sont nécessaires soit pour faciliter le travail collaboratif, soit pour apporter des fonctionnalités métiers supplémentaires.

Voici quelques exemples d’extensions collaboratives :

• Forum de discussion : à associer notamment aux fonctionnalités « collaboratives » type Bons d’intervention et Interventions
• Système de pièce jointe : bien adapté pour la documentation technique Equipement par exemple

Un exemple d’extension métier très adaptée à la GMAO est le système de checklist pour implémenter les Gammes de maintenance.

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Construire les dashboards de pilotage

Les indicateurs de performance et dashboards d’analyse peuvent énormément varier en fonction du besoin utilisateur. Une personnalisation totale doit être possible.

Voici quelques indicateurs courants :

• Taux de planification
• Taux de réalisation
• Temps moyen entre pannes (MTBF)
• Taux de maintenance de premier niveau
• Taux de rendement synthétique d'un équipement (TRS)
• Temps d'immobilisation des équipements en cas de panne (MTTR)
• Coût annuel par équipement

Définir les rôles et permissions

Il ne vous reste plus qu’à définir les rôles et permissions. Il est recommandé de commencer simplement en ouvrant tous les droits à tous les utilisateurs pour les premiers déploiements. Ensuite, vous pourrez commencer à restreindre les droits pour des besoins métiers ou techniques.

Voici un exemple de rôles relatifs à une GMAO :

Administrateur : accès total en lecture, écriture et suppression

Manager : accès total en lecture et écriture

Technicien : accès total en lecture et accès en écriture aux Interventions le concernant

Utilisateur standard : uniquement possibilité d’ajouter des Bons d’interventions et de les suivre

Fonctionnalités avancées

Une fois votre GMAO configurée et opérationnelle, il est possible d’implémenter des fonctionnalités avancées pour gagner davantage en efficacité.

Un exemple est l’implémentation d’un système de QR code permettant de scanner les composants entrants et sortants du magasin et incrémenter ou décrémenter les stocks.

Enfin, il est également possible de mettre un pied dans la maintenance prédictive en implémentant une connexion à des capteurs machines (via API) et en intégrant des logiques prédictives grâce au code dynamique des plateformes low-code.

Conclusion

La GMAO est un des systèmes experts les plus faciles à créer à partir des technologies low-code.

Les éditeurs traditionnels peinent à moderniser et simplifier leurs interfaces et à proposer des modes d’utilisation portables. Les plateformes low-code constituent une excellente alternative pour une plus grande modernité, agilité, évolutivité et compétitivité.

Enfin, pourquoi le service maintenance, au cœur des opérations, doit-il avoir un logiciel qui lui est propre et qui le silote du reste des fonctions de l’entreprise ? Intégrer la maintenance dans une plateforme globale, regroupant Lean management, Qualité / HSE et Production propose des synergies fonctionnelles puissantes et réduit la complexité des systèmes d’information pour une utilisation plus simple et plus agréable au quotidien pour les collaborateurs.