Outil pour l’automatisation des processus : 7 critères de choix

La nécessité de réduire les courriels et autres inefficacités de la gestion courante des opérations explique en partie pourquoi de nombreuses équipes se tournent vers les outils d’automatisation. Le marché des systèmes de gestion des workflows croît à un rythme soutenu et, selon Gartner, cela ne va pas s’arrêter. En effet, il prédit que, d’ici 2025, près de 65 % des fournisseurs de solutions logicielles pour les entreprises incluront des fonctionnalités de collaboration dans leurs portefeuilles de produits. Le marché des outils logiciels collaboratifs a augmenté de 17,1% entre 2020 et 2021 et devrait encore croître de 14% entre 2021 et 2022.

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Bien que chaque outil d’automatisation ait une caractéristique ou un avantage qui le rend unique, le meilleur outil devrait offrir 7 caractéristiques clés. Cet article est un guide pour réussir votre choix d'outils pour l’automatisation de vos processus de gestion.

1. Personnalisation, intuitivité et simplicité

2. Rationalisation et centralisation de l’information

3. Facilitation de l'organisation

4. Automatisation des tâches fastidieuses

5. Réduction considérable des retards

6. Incorporation de fonctions de reporting

7. Adaptation aux ajustements et aux changements

1. Personnalisation, intuitivité et simplicité

Grâce à un outil personnalisable, diverses équipes et divers départements peuvent élaborer et suivre les processus étape par étape sur une seule et même plateforme.

On peut supposer qu'avec 600.000 membres d'équipe effectuant l'une des centaines de tâches de la plus grande société d'expédition express au monde, FedEx a de nombreux besoins en matière de flux de travail que les autres sociétés n'ont pas. Le suivi, en particulier, est essentiel pour son activité. C'est pourquoi elle s'est tournée vers la technologie.

Par exemple, supposons que le pilotage de production est une composante clé de votre organisation. Ainsi, sans avoir besoin de coder, votre équipe de production pourra créer des flux de travail personnalisés et extensibles pour suivre la validation de commande, le lancement d’ordre de fabrication, les lots de matières premières et l’historisation des opérations. Votre équipe de vente peut, de même, suivre ce processus et apporter les besoins de son propre département. 

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2. Rationalisation et centralisation de l’information

Les espaces de travail étant devenus de plus en plus décentralisés et fragmentés, il peut être difficile de collaborer et rester organisé. Par exemple, pensons à ce scénario: un membre de votre d'équipe travaille sur une présentation qu'il doit vous la soumettre pour approbation. Il devra peut-être la télécharger sur Dropbox, puis vous envoyer le lien vers le fichier par courrier électronique alors que vous vous attendiez peut-être à recevoir le fichier via un autre outil. Plus les obstacles numériques à franchir sont nombreux, plus il est difficile de savoir où en est l’avancement et plus nous passons du temps à essayer de les gérer.

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L'une des principales fonctionnalités qu’un outil d’automatisation des processus doit avoir est qu'au lieu de s'appuyer sur des outils disparates et non connectés pour chaque tâche ou processus, vous pouvez tout rassembler en une seule et unique plateforme centralisée et facile d'accès.

Kostango accompagne ses partenaires à accomplir ceci en leur permettant de créer des espaces de travail désignés pour rassembler tout ce dont leurs équipes ou départements ont besoin: les données, les fichiers, l’état d’avancement global et individuel, la communication, etc. En rendant visible et accessible chaque élément, la collaboration (fondement de toute gestion de projet) devient plus transparente, même pour des équipes 100% distantes.

3. Facilitation de l'organisation

Un bon système d’automatisation doit permettre de garder vos processus organisés, faciles à trier et passer moins de temps à les « gérer » et à rechercher des informations. Chaque fichier, chaque description, chaque remontée et même chaque conversation doit avoir son propre emplacement de recherche dans votre système. Fondamentalement, votre outil doit permettre de trouver facilement les informations et de s'y référer ultérieurement, tout en vous donnant une vue claire des tâches et des éléments qui requièrent votre attention immédiate. Il y a, bien sûr, des cas où l'information doit être confidentielle, et les paramètres de permission détaillés. Un bon outil vous permet de limiter l'accès à des utilisateurs individuels ou à des groupes spécifiques selon votre convenance.

4. Automatisation des tâches fastidieuses

En général, lorsqu’une tâche dépend inutilement de la modification manuelle, cela fait perdre du temps et augmente le risque d'erreur. C'est pourquoi l'un des éléments essentiels d'un système de gestion des processus est l'automatisation. Par exemple, la gestion de projet commence par une réunion d'équipe et se termine par la validation du chef de projet qui s'occupe des derniers détails avant de mettre un terme aux missions de projet. Entre la première et la dernière étape, chaque membre de l'équipe « s'approprie » le projet jusqu'à ce qu'il ait terminé ses tâches. Lorsqu’un collaborateur termine sa tâche, il doit le communiquer et le rappeler. C’est une perte de temps et de concentration de devoir le faire à travers les différents canaux au lieu de l’automatiser.

" Avec Kostango, nous avons réduit de 30% le nombre de non-conformités. La mise en œuvre de l'amélioration continue et la gestion de projet facilite la collaboration des équipes et la réalisation des actions est drastiquement accélérée ! "

Nicolas BOCLET - GYPASS Nicolas BOCLET - Directeur de Production

Avec un système de gestion automatisée, lorsque quelqu'un a terminé sa partie du projet ou une tâche particulière, le système peut automatiquement transmettre la tâche au membre suivant. Assurez-vous que votre outil peut également automatiser les suivis et les rappels afin de soulager les chefs de projet et les chefs d'équipe.

Gestion automatisée des tâches

5. Réduction considérable des retards

Ly Youmei, le directeur général du projet chinois Three Rivers Gorge (la plus grande centrale électrique du monde) a réussi à construire en 20 ans ce qui devait prendre entre 50 et 100 ans. Comment ? Grâce à l’amélioration de la vue d’ensemble de son projet. Youmei a pu voir plus facilement l’avancement global du projet ce qui lui a permis de contrôler les moindres détails et apporter des améliorations continues au bon moment. Avec un système de gestion automatisée qui vous permet d'avoir une vue d'ensemble de votre travail d’équipe, les projets restent sur la bonne voie et votre travail devient beaucoup plus facile.

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6. Incorporation de fonctions de reporting

Les fonctions de reporting aident à la décision et vous permettent de tirer des informations de vos données. Tous les indicateurs clés de performance et les analyses vous donnent un aperçu de l'efficacité de vos tâches et processus, de leur impact sur votre organisation et des goulots d'étranglement sur lesquels vous devrez travailler. Le fait de disposer de ces données en un seul endroit, plutôt que de les répartir sur plusieurs outils ou plateformes, vous permettra de les consulter et les partager facilement.

Kostango vous permet de générer des diagrammes et des graphiques personnalisés pour visualiser vos données en quelques clics. De plus, vous pouvez les enregistrer pour un accès encore plus rapide ultérieurement.

Indicateurs clés de performance automatisés

Vous avez un objectif que votre équipe s'efforce d'atteindre ? Vous pouvez placer un graphique personnalisé qui se met à jour en temps réel et qui soit visible par tous les membres de l’équipe.

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7. Adaptation aux ajustements et aux changements

Votre outil doit permettre d’apporter des révisions à travers l’utilisation d’« étapes conditionnelles ». Vous pouvez intégrer des étapes conditionnelles qui suivent les différents statuts de vos tâches, configure un filtre et même un rappel personnalisé pour ces tâches afin qu'elles soient faciles à trouver. Dans l'ensemble, si les processus de votre équipe évoluent au fil du temps, votre outil doit pouvoir s'adapter à vos attentes, au lieu de forcer votre équipe de suivre la structure à laquelle il est limité.

Conclusion

Trouver le bon outil pour l’automatisation de vos processus vous fera gagner, à vous et à votre équipe, un temps et des efforts précieux. Si l’outil ne permet pas de fluidifier véritablement votre flux de travail, s’il est « mieux que rien », ce n'est pas un bon investissement. Savoir ce qu'il faut rechercher peut vous aider à trouver l’outil qui satisfait vraiment vos besoins et celle de votre équipe. En somme, l’outil devra inclure les éléments suivants :

-          Personnalisation

-          Centralisation

-          Organisation

-          Automatisation des tâches fastidieuses

-          Réduction des délais

-          Intégration des rapports

-          Itération des étapes conditionnelles  

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