Comment créer un logiciel SMQ (Système de Management de la Qualité) ? 9 étapes à suivre

La Qualité est un service vital dans les entreprises, manufacturières ou non, pour assurer la livraison des produits et services à la bonne conformité aux cahiers des charges de leurs clients.

La Qualité a son logiciel, communément appelé SMQ, ou Système de Management de la Qualité. Depuis le début des années 2000, des éditeurs qualiticiens proposent des SMQ qui ont fait leurs preuves jusqu’en 2020. Mais aujourd’hui, à l’ère du tout digital, tout connecté, de la portabilité et de la recherche de simplicité, ces logiciels ont, pour la plupart, mal vieilli : austères, rigides, peu visuels et surtout peu enclins à couvrir les processus connexes comme l’amélioration continue ou la gestion de projets.

Aujourd’hui les nouvelles technologies low-code permettent de créer très facilement des logiciels de gestion de la Qualité plus performants que les logiciels spécialistes.

Nous vous expliquons dans cet article comment.

Sommaire :

1. Périmètre
2. Méthodologie
3. Créer le modèle de données
4. Implémenter les workflows
5. Câbler les logiques métiers
6. Ajouter les extensions collaboratives et métiers
7. Construire les dashboards de pilotage
8. Définir les rôles et permissions
9. Fonctionnalités avancées
10. Conclusion

Périmètre d'un Système de Management de la Qualité

Nous construisons les cas d’usage les plus courants d’un système de gestion de la Qualité :

• Système de pilotage des plans de progrès
• Système de remontée et traitement des non-conformités
• Système de remontée d’incidents (type Hygiène Sécurité Environnement)
• Système de planification et réalisation d’audits
• Système de gestion des risques
• Consolidation des plans d’action

Les systèmes relatifs aux RH opérationnelles (habilitations, compétences, formations) ainsi que les systèmes de gestion documentaire (GED) sont traités dans un autre article.

Méthodologie

Comme pour tout logiciel métier, il s’agit de décomposer le système souhaité selon les grands axes suivants  :

• Le modèle de données, c’est-à-dire l’architecture des objets métiers – ou entités – des relations entre ceux-ci et des champs associés
• Les workflows, c’est-à-dire les processus métiers mis en œuvre. Exemple : si je valide le bon d’intervention, alors il se passe ceci ou cela.
• Les logiques métiers de calcul, d’affichage, de mise en forme, etc.
• Les extensions collaboratives et métiers
• Les dashboards d’analyse et de pilotage
• Les rôles utilisateurs et leurs permissions

Créer le modèle de données

Les entités métiers, leurs liaisons et leurs champs respectifs se déduisent facilement du périmètre fonctionnel :

• Entité Plans de progrès avec des champs relatifs à la gestion de projet (avancement, contributeurs, etc.)
• Entité Non-conformité avec des champs de caractérisation du défaut et un workflow de résolution de problème (type 8D)
• Entité Incidents, avec un champ de type photo pour les remontées terrain type situations dangereuses
• Entité Audits avec une extension de type Checklist. Les audits pourront être à l’origine de plans de progrès, de non-conformités et d’actions.
• Entité Risques  avec des champs relatifs à l’évaluation de la fréquence, gravité, occurrence, etc.
• Entité Actions avec des champs de pilotage (échéance, pilote, avancement, etc.). Toutes les entités précédentes peuvent engendrer des actions.

Soit, en version graphique : 

Implémenter les workflows

Les workflows sont généralement matérialisés par le fameux champ « Statut » que l’on retrouve inévitablement en colonne dans toutes nos feuilles excel.

2 entités sont particulièrement concernées par un changement de cycle de vie : les non-conformités et les incidents.

Exemple de workflow pour une non-conformité :

Exemple de workflow pour un incident : 

Voici quelques autres exemples de workflow :

• Plan de progrès : Ouvert / Clôturé / Standby
• Audit : Planifié / En cours / En correction / Clôturé
• Risque : Ouvert / En mitigation / Clôturé
• Etc.

Câbler les logiques métiers

Il s’agit de logiques métiers apportant de la valeur ajoutée aux utilisateurs en termes d’accès à l’information, automatisation de tâches, ergonomie, etc.

Voici quelques logiques métiers pertinentes pour un système de gestion de la qualité :

• Création automatique d’une non-conformité ou d’une action lors de l’identification d’un point de contrôle KO lors d’un audit
• Système de planification périodique d’audits
• Calcul automatique de la récurrence d’une non-conformité en fonction de son type ou de son intitulé
• Alerte automatique à destination du responsable Hygiène Sécurité Environnement lors de la remontée d’une situation dangereuse
• Calcul des indicateurs de risque brut et risque résiduel en fonction de la gravité, fréquence et occurrence, et niveau de maîtrise d’un risque.
• Calcul du nombre de reports d’échéance des action correctives
• Etc.

C’est ici que s’exprime toute la puissance des solutions low-code (et où d’ailleurs les solutions no-code peinent à fournir satisfaction) : être aussi performant que les systèmes experts grâce à des logiques métiers définies au bon endroit.

Ajouter les extensions collaboratives et métiers

Une fois l’aspect statique (modèle de données) et dynamique (workflows et logiques) mis en place, certains composants supplémentaires sont nécessaires soit pour faciliter le travail collaboratif, soit pour apporter des fonctionnalités métiers supplémentaires.

Voici quelques exemples d’extensions collaboratives :

• Forum de discussion : à activer pour toutes les entités. Elle permet aux utilisateurs de s’exprimer plus librement en bonne complémentaire avec le côté très structuré des formulaires.
• Système de pièce jointe : bien adapté pour livrer les preuves de résolution de problème par exemple
• Système de checklist pour la réalisation d’audits
• Historique des actions utilisateurs faisant office d’« audit trail » tel que demandé par les normes pour assurer la bonne traçabilité des données.

Construire les dashboards de pilotage

Les indicateurs de performance et dashboards d’analyse peuvent énormément varier en fonction du besoin utilisateur. Une personnalisation totale doit être possible.

Voici quelques indicateurs courants :

• Note moyenne mensuelle des audits par zone ou par site
• Nombre mensuel de non-conformités / incidents / actions entrantes et sortantes + encours
• Matrice de cartographie des risques
• Cartographie quotidienne des situations dangereuses / presqu’accidents (safety cross)
• Décomposition des incidents par type de défaut
• Pareto des causes racines des non-conformités
• Etc.

Définir les rôles et permissions

Il ne vous reste plus qu’à définir les rôles et permissions. Il est recommandé de commencer simplement en ouvrant tous les droits à tous les utilisateurs pour les premiers déploiements. Ensuite, vous pourrez commencer à restreindre les droits pour des besoins métiers ou techniques.

Voici un exemple de rôles relatifs à un logiciel de gestion de la Qualité :

• Administrateur : accès total en lecture, écriture et suppression
• Animateur : accès total en lecture et écriture
• Auditeur : accès total en lecture et accès en écriture pour la réalisation d’audit (mais pas de possibilité de modification des checklists)
• Utilisateur standard : possibilité de remonter des incidents et non-conformités uniquement

Fonctionnalités avancées

Une fois votre Système de gestion de la Qualité configuré et opérationnel, il est possible d’implémenter des fonctionnalités avancées pour gagner davantage en efficacité.

Un exemple est l’interopérabilité avec l’ERP afin de préremplir automatiquement un certain nombre de champs de caractérisation de la non-conformité selon le code article et de calculer un coût de non-conformité.

Enfin, il est également possible d’utiliser l’intelligence artificielle pour gagner davantage en efficacité. Un exemple est la proposition automatique d’un plan d’action correctif selon l’intitulé et la description de l’incident ou de la non-conformité.

Conclusion

Le Système de Gestion de la Qualité est un des systèmes experts les plus faciles à créer à partir des technologies low-code.

Les éditeurs traditionnels peinent à moderniser et simplifier leurs interfaces et à proposer des modes d’utilisation portables. Les plateformes low-code constituent une excellente alternative pour une plus grande modernité, agilité, évolutivité et compétitivité.

Enfin, les entreprises cherchent de plus en plus à se digitaliser tout en évitant de multiplier les logiciels. Une force des solutions low-code est leur capacité à mettre en œuvre divers cas d’application fonctionnels connexe tels que la Qualité / HSE, l’Amélioration Continue et la Gestion de projet, apportant de très fortes synergies fonctionnelles et commerciales.