Animation à intervalles courts : le guide le plus complet

L’animation à intervalles courts AIC est un fondement du Lean Management. Des examens rapides et ciblés des données de performance permettent d'apporter des correctifs immédiats à mi-parcours et à petite échelle qui, collectivement, entraînent des améliorations significatives de la performance. Incontournable au sein des entreprises industrielles, cette approche a évolué avec les outils digitaux. Le management visuel de la performance, notamment, s'avère judicieux pour mieux gérer les AIC.

Dans cet article, nous exposerons en détail les aspects de l’animation à intervalles courts en proposant un modèle de suivi concret. Nous démontrerons dans un second temps la pertinence de la digitalisation de vos processus AIC. 

1. Qu'est-ce que l’animation à intervalles courts ?

2. Considérations clés pour réussir l’animation à intervalles courts

3. Mise en œuvre de l’AIC : feuille de route simplifiée

4. Pourquoi digitaliser votre gestion des AICs ?

Qu'est-ce que l’animation à intervalles courts ?

L’animation à intervalles courts est un processus structuré permettant d'identifier et agir sur les opportunités d'amélioration de l'efficience de la production. L’AIC peut être décrite comme un type de processus KAIZEN, car elle encourage les équipes à collaborer pour proposer des améliorations régulières et progressives.

Un site de fabrication dont le TRG est de 60 % peut passer à 65 % en moins de trois mois et à 75 % en deux ans.

Une caractéristique clé de l’AIC est l'utilisation de données de production en temps réel pour guider la prise de décision instantanée. Les équipes sont formées à la collecte et à l'analyse de ces données. Cette démarche participe à optimiser significativement le taux de rendement global TRG. 

Le TRG est l'étalon-or pour mesurer la productivité de la fabrication. En termes simples, il identifie le pourcentage du temps de fabrication qui est réellement productif. Un score TRG de 100 % signifie que vous fabriquez uniquement des pièces de qualité, aussi rapidement que possible, sans temps d'arrêt.

L’animation à intervalles courts est une extension logique de la réunion de production quotidienne. Le principe sous-jacent est le même : « nous ne pouvons pas changer le passé, mais nous pouvons en tirer des enseignements pour améliorer l'avenir ». Sur le plan pratique, l’AIC est mise en œuvre sous forme d'une série d'examens courts (cinq à dix minutes), axés sur la ligne, effectués toutes les deux à quatre heures par les équipes de première ligne. Ces examens permettent d'examiner les pertes et d'identifier les actions qui amélioreront les performances.

L’« intervalle AIC » correspond à la durée pendant laquelle le travail de production est effectué. Il dure généralement quatre heures.

L’AIC est très engageante pour les équipes opérationnelles, car elle leur donne un plus grand degré d'autonomie et de responsabilité, et elle fournit un retour d'information instantané grâce à des résultats mesurables.

La difficulté de son application est moyenne puisque le concept de base est simple, cependant, il exige de la discipline et de l'expérience, et il est plus efficace lorsque l'équipe est formée à la résolution de problèmes.

Étapes de l’AIC

Un processus AIC efficace consiste en la répétition de cycles d'identification et de mise en œuvre d'actions efficaces pour améliorer les performances. Pour atteindre cet objectif, au cours de chaque examen AIC, l'équipe accomplit une série de quatre étapes :

Retour sur l'intervalle qui vient de s'écouler

  • Examiner les pertes antérieures : évaluer les pertes les plus importantes pour trouver des contre-mesures potentielles.
  • Examiner les actions antérieures : évaluer leur efficacité et déterminer si des actions de suivi sont nécessaires.

Préparer le prochain intervalle

  • Identifier les risques : identifier les conditions et les changements qui peuvent avoir un impact négatif sur la performance.
  • Décider des actions : décider de réaliser un ensemble spécifique d'actions au cours du prochain intervalle.

Les actions décidées lors de la revue AIC sont ensuite mises en œuvre par l'équipe afin de maximiser la productivité pendant le prochain intervalle de travail.

Principe de l'animation à intervalles courts
La gestion à intervalles courts combine l'analyse historique, l'identification des risques futurs et la planification d'actions proactives

Réunions AIC: C’est quoi ?

Les réunions AIC sont structurées, factuelles, proactives et limitées dans le temps. Ce sont des instants énergiques ponctuels et concentrés avec un objectif simple : identifier une ou plusieurs actions qui feront la plus grande différence pour la production pendant le prochain intervalle. Les réunions AIC se tiennent dans l'usine et durent généralement moins de 10 minutes. Elles se composent de trois temps :

  1. Regardez en arrière : examinez le passé immédiat pour trouver des idées qui peuvent être appliquées à l'avenir immédiat.
  2. Regardez vers l'avant : identifiez les conditions variables telles que les transferts d'équipes et les changements de matériaux, et réfléchissez à des contre-mesures préventives.
  3. Hiérarchisez les priorités : sélectionnez un petit ensemble d'actions spécifiques à mettre en œuvre au cours du prochain intervalle. Pensez aux actions qui vont réparer, stabiliser, préparer ou améliorer.

Les actions qui ne peuvent pas être réalisées dans l'intervalle ou qui nécessitent des ressources supplémentaires sont transmises pour examen en dehors du processus AIC. À chaque évolution de votre processus AIC, vous pouvez répondre à ces dix questions pour évaluer l’avancement de la mise en œuvre. 

Checklist AIC
Checklist AIC

Considérations clés pour réussir l’animation à intervalles courts

Les éléments essentiels à la réussite d'un processus de gestion à intervalles courts sont:

  • Une équipe qui a les compétences et la motivation d'apporter des améliorations au processus de production.
  • Un leadership qui soutient et cadre le processus AIC (en paroles et en actes).
  • Des données de haute qualité qui identifient avec précision toutes les pertes significatives (tant les raisons que les durées).
  • Des formulaires qui reprennent les résultats du dernier intervalle et les actions pour l'intervalle suivant.

La documentation de l'examen AIC est essentielle pour obtenir un processus durable. Premièrement, la création d'un plan aide les équipes à s'engager dans leurs actions, surtout si la documentation est affichée visuellement dans la zone de travail. Deuxièmement, le document peut être utilisé pour soutenir les transferts d'équipes.

Troisièmement, la documentation peut être examinée et vérifiée pour identifier les opportunités de formation.

Le rôle de la qualité des données 

Des données de haute qualité sont absolument essentielles pour un processus efficace d’animation à intervalle court, d'autant plus que les actions prises sont directement déclenchées par les données. Les meilleures pratiques sont:

  • La collecte automatique qui est la plus précise.
  • Les informations sous forme de tableaux sont les meilleures pour capturer l'état actuel.
  • Les informations tendancielles sont les meilleures pour obtenir une perspective historique.
  • Les données doivent refléter la période d'examen AIC pour assurer une granularité suffisante.
  • Les données doivent identifier avec précision toutes les formes de pertes significatives (référence aux six grandes pertes).
  • Les données en temps réel sont fortement privilégiées (pour resserrer la boucle de rétroaction « action-résultats »).

Lorsque l'on travaille avec des données de mauvaise qualité, le pire scénario est que l'équipe passe son temps à examiner les mauvaises pertes, à identifier les mauvaises actions et, potentiellement, à aggraver les performances.

Même dans le meilleur des cas, l'équipe passera un temps inutile à traiter, rassembler et vérifier les données non pertinentes. 

Meilleures pratiques pour les réunions AIC

Ces réunions, axées sur l’objectif ultime d’« élaborer une série d'actions qui amélioreront rapidement la production », s’effectuent suivant un ensemble de bonnes pratiques : 

  • Une équipe ciblée de trois ou quatre personnes (opérateur principal, agent de maintenance, ingénieur de production, superviseur de ligne).
  • Tous les participants sont habilités à prendre des mesures directes sur le processus de fabrication.
  • Idéalement de durée égale à cinq minutes (pas plus de dix minutes).
  • Se déroule sur le lieu même de fabrication ou à proximité.
  • Se concentre sur l'amélioration du goulot d'étranglement.
  • Fixe des objectifs de performance réalisables pour le prochain intervalle AIC.

Importance de la remontée des incidents/amélioration 

L’animation à intervalles courts est axée sur l'action immédiate. Par conséquent, certains problèmes et solutions sont mieux traités en dehors de l’AIC. La meilleure façon d'y parvenir est de coupler l’AIC à un processus qui permet la remontée les incidents et les propositions d’amélioration non traités à un niveau supérieur d'examen. Un problème peut être stabilisé dans l’AIC mais nécessiter une solution à plus long terme.

Des idées qui dépassent le cadre du processus AIC peuvent surgir (par exemple, des idées qui nécessitent des dépenses d'investissement ou des modifications importantes de l'équipement). Il est important de saisir ces problèmes et de les transmettre.

Standardisation du processus AIC

Les processus AIC les plus efficaces sont hautement standardisés et donc très efficaces. Cela est particulièrement important lorsque le processus AIC est étendu à davantage d'intervalles et d'actions.

Utilisez un formulaire simple pour normaliser le processus, et affichez-le dans la zone de travail pour communiquer les actions planifiées.

Étendue et perspectives du processus AIC

Il est préférable de commencer l’AIC par des mesures très simples (par exemple, des intervalles de quatre heures avec une action pour chaque intervalle). Une fois que le processus de base est établi et efficace, envisagez de l'étendre. Il y a trois dimensions d'expansion à considérer :

  • Plus souvent : Ajoutez une autre réunion. Un processus AIC pleinement développé prévoit des réunions toutes les deux heures.
  • Plus d’actions : Ajouter une autre action. Un processus AIC pleinement développé comporte deux ou trois actions par intervalle (un plus grand nombre de possibilités d'amélioration).
  • Plus de responsabilités : Ajoutez un mécanisme de révision. Un processus AIC pleinement développé établit des objectifs d'amélioration et parvient à les réviser.

Mise en œuvre de l’AIC : feuille de route simplifiée

Un excellent moyen d'acquérir une compréhension plus approfondie de l’AIC est de suivre un exemple concret de mise en œuvre. Cette section fournit une feuille de route étape par étape pour une mise en œuvre simple et pratique de l’AIC.

Première étape – Identifier la zone pilote

Cette étape consiste à sélectionner la zone cible du programme pilote AIC. La zone pilote idéale aura les caractéristiques suivantes :

Programme pilote AIC

Une fois la zone pilote identifiée, travaillez avec l'équipe pour sélectionner un intervalle AIC approprié. Lors de la fixation de l'intervalle AIC, tenez compte du temps nécessaire pour collecter les données pertinentes. 

Pour la plupart des sites, un bon intervalle de départ est toutes les quatre heures (début de poste et correction à mi-poste). Un bon objectif à long terme pour les intervalles est toutes les deux heures (ce qui permet des corrections de trajectoire plus fréquentes).

Deuxième étape – Quantifier les pertes

Identifiez les paramètres de base qui seront utilisés pour identifier les pertes et piloter le processus AIC. Pour la plupart des entreprises, le TRG représente la donnée de performance emblématique. Contrairement au TRS qui se base sur le calcule du temps requis, le TRG évalue la réelle valeur ajoutée apportée par l’ensemble des moyens durant le temps ou les ressources sont normalement engagées (correspond au temps d’ouverture, égal à 16 heures, par exemple, pour un travail en deux équipes de 8 heures). Cette mesure peut comprendre une ventilation supplémentaire des catégories de pertes de TRG en six grandes pertes et une ventilation détaillée des pertes de disponibilité en raison du temps d'arrêt.

Si l'équipement n'est pas le facteur le plus important pour l'amélioration des performances de fabrication, identifiez une autre mesure des pertes pour prendre des décisions efficaces. Par exemple :

Quantification des pertes AIC

Troisième étape – Vérifier l'exactitude et la qualité des données

Les équipes AIC utilisent les données de performance pour orienter leurs actions, il est donc essentiel que ces données soient exactes. Pour vérifier que le système de collecte des données est efficace, vérifiez de manière indépendante les données de performance pour un minimum de quatre intervalles AIC. Les points de données clés à vérifier comprennent :

  • La quantité totale produite
  • La quantité rebutée 
  • Les durées et raisons des temps d'arrêt

Si les données collectées ne sont pas suffisamment précises, recherchez les causes racines et prenez des mesures pour corriger le problème avant d'aller plus loin. Il peut être utile d'automatiser le processus de collecte des données pour garantir une meilleure qualité. Ce point sera traité en profondeur dans la section « Pourquoi digitaliser votre gestion des AICs ? »

Quatrième étape – Créer un outil de suivi

Choisissez un moyen simple de saisir les données et les actions pendant les réunions d'examen AIC. Il peut s'agir d'une feuille de calcul, d'un tableau blanc, d’un formulaire ou d’une application digitale

Il est important de former les membres de l’équipe à se concentrer sur des 4 types d'actions spécifiques (bien adaptées pour apporter des améliorations dans un intervalle court) :

  • Réparer : Effectuer une réparation immédiate d'un problème existant.

             👉Que pouvons-nous faire dès maintenant pour résoudre ce problème ?

  • Stabiliser : Appliquer une mesure temporaire pour contrôler un problème existant.

             👉Si nous ne pouvons pas le réparer, que pouvons-nous faire dès maintenant pour le stabiliser ?

  • Préparer : Planifiez à l'avance un événement à venir, tel qu'un changement d'équipe.

             👉Comment pouvons-nous réduire au mieux l'impact de... ?

             👉Des idées d'améliorations rapides pour... ?

Nous proposons ci-dessous un modèle de formulaire que vous pouvez télécharger et remplir lors de vos réunions AIC. Nous précisons, néanmoins, qu’il préférable, de point de vue opérationnel et écologique, de digitaliser vos supports de suivi. Cette digitalisation garantit la traçabilité des réunions en plus de fiabiliser la collecte des données. En outre, une application digitale pour le suivi de vos processus AIC facilite la collaboration entre les membres de l’équipe grâce à la possibilité offerte de visualiser et modifier en temps réel les informations.

Comment le zéro papier améliore vos performances opérationnelles et environnementales
Formulaire de suivi démarche AIC
Consulter/télécharger ce modèle

Avant d'utiliser la version sélectionnée de l'outil de suivi, assurez-vous que chaque membre de l'équipe teste le support à travers plusieurs intervalles AIC. Cela permet pour s'assurer que votre support est facile à suivre et à remplir. Vous pouvez envisager d'apporter des modifications pour parvenir à la présentation qui fonctionne le mieux pour l'équipe.

Cinquième étape - Former l'équipe et commencer par des réunions de révision 

Pour qu'un processus AIC soit efficace, l'équipe doit en comprendre l'intention ainsi que les mécanismes. Nous conseillons au collaborateur responsable de diriger la démarche AIC de suivre ces étapes:

  1. Définissez clairement les objectifs : Informez l'équipe des objectifs du processus AIC et de la manière dont il peut aider à obtenir de meilleurs résultats, devenir plus compétitif et plus efficace.
  2. Démontrez concrètement: Faites personnellement la démonstration du processus AIC à l'équipe et dirigez le processus pendant la première semaine. Vous créez ainsi un point de référence sur ce à quoi le processus doit ressembler pour l'ensemble de l'équipe.
  3. Observez le déroulement du processus: Après la première semaine, demandez aux collaborateurs de commencer le processus pendant que vous observez sans les interrompre. Après chaque examen, et dans le cadre de séances individuelles, donnez-leur les conseils que vous jugerez constructifs. Itérez ce processus jusqu'à ce que vous soyez convaincu que votre équipe est prête à travailler sans supervision permanente.
  4. Évaluez et adaptez: Prévoyez une série de visites hebdomadaires, puis mensuelles, afin de poursuivre l'accompagnement et obtenir un retour d'information sur le bon déroulement du processus AIC.

Sixième étape - Soutenir les progrès par des audits

Le secret de la création d'un processus durable consiste à effectuer des audits réguliers du processus afin d'identifier et consolider les bonnes pratiques. Dans ce sens, chaque membre de votre organisation joue un rôle important : 

Direction générale : La direction générale devra auditer le programme AIC un mois après son lancement, puis sur une base mensuelle ou trimestrielle continue. L'objectif est de s'assurer que le programme reste efficace. Ceci inclut de réviser et affiner le processus, notamment les données collectées, la manière dont elles sont enregistrées et la manière dont les actions sont examinées. Il s’agit également d'instaurer un retour d'information et un encadrement permanent au middle management. 

Le middle management : Le middle management devrait vérifier au moins trois ou quatre réunions d'examen par semaine. Ceci correspond à un investissement de moins d'une heure par semaine pour contribuer au succès de l’AIC qui, à son tour, permettra d'améliorer continuellement les performances de production.

Les superviseurs : Leur rôle consiste à diriger continuellement les réunions, engager et motiver les opérateurs.

Les opérateurs : Ils participent par l’identification et la mise en œuvre des actions d'amélioration.

Pourquoi digitaliser votre gestion des AICs ? 

Dans une usine de fabrication ordinaire, le programme de production établi suite à une MRP se base sur un horizon à moyen terme. Ce programme est ensuite divisé en jours, en équipes et en heures pour la planification détaillée et l'ordonnancement des ressources.

Bien que cela puisse paraître simple, la coordination entre le plan tactique et le plan opérationnel est l'un des principaux défis à relever dans l'exploitation minière moderne. Une coordination imparfaite limite souvent la capacité à fonctionner à une rentabilité maximale.

Les opérateurs considèrent et évaluent constamment un ensemble de contraintes opérationnelles, s'adaptant à des situations quotidiennes et horaires en évolution. En se basant sur des cas réels, Kostango estime que seule une véritable intégration de la technologie opérationnelle et de la technologie de l'information permettra de combler l'écart entre le plan tactique et le plan opérationnel.

Digitaliser votre excellence opérationnelle : l’essentiel à savoir

Un retour d'information rapide sur la production à intervalles courts nécessite un système digital de pointe. Le système de gestion des opérations Kostango intègre plusieurs outils dans une seule plateforme dont le suivi de la production à intervalles courts et la remontée des incidents et des améliorations.

Exemple d'interface pour la gestion des animations à intervalles courts
Interface Kostango - Template paramétrable pour le suivi des AICs

L’AIC digital permet aux industriels de suivre et d'examiner les équipements et les performances opérationnels en fonction des objectifs, des paramètres et des indicateurs clés de performance. Les écarts peuvent être analysés et atténués en temps réel pendant un quart de travail pour une action corrective immédiate ou ils peuvent être examinés et faire l'objet d'un rapport à la fin du quart de travail. Nous un scénario d’exécution type rendu possible grâce aux vertus de l’AIC digital:  

  1. L'opérateur local signale une panne de machine et l'estimation du retard qui pourrait en résulter.
  2. Le chef d'équipe dispose d'un système de tableau de bord sur son lieu de travail et est immédiatement informé.
  3. Le chef d'équipe et le superviseur peuvent discuter entre eux et effectuer des analyses de simulation de différentes solutions.
  4. Comme tous les membres du personnel voient les mêmes informations, ils peuvent décider ensemble des mesures à prendre en temps réel, sans avoir à attendre la fin de l'équipe.

Cette évolution permettra de réduire la variabilité et d'améliorer la réactivité aux événements non planifiés. La disponibilité des équipements est également maximisée en passant d'un modèle de maintenance réactive à un modèle de maintenance prédictive. Cette approche moderne accroîtra également la sensibilisation opérationnelle de l'ensemble du personnel. L'approche unique de Kostango, la plateforme digitale de gestion des opérations, ferme, ainsi, efficacement la boucle entre les opérations planifiées et les opérations réelles.

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