Reconnu comme puissant dans la cognition et la mémoire par rapport au textuel et au verbal, le management visuel de la performance a pris une place prépondérante dans les modes de communication et de gestion d’une organisation. Il améliore, au moyen de stimuli, les performances organisationnelles en alignant la vision, les valeurs, les objectifs et la culture de l'entreprise avec d'autres systèmes de gestion, processus, éléments du lieu de travail et parties prenantes.
L’un des défis perpétuels auxquels sont confrontées les organisations est de savoir comment améliorer la transmission d'informations à leur personnel dans le cadre d'une communication à courte distance. Des instructions de travail complexes et très textuelles, rangées dans un tiroir, contribuent rarement à la réalisation de l’excellence opérationnelle. Afin de faciliter la compréhension des enjeux industriels et accroître la productivité, il est nécessaire de comprendre comment le concept de management visuel peut servir une organisation.
L'objectif de cet article est d’analyser les aspects d’une stratégie management visuel de la performance par l’identification de ses fonctions et outils. La nécessité d'une approche holistique afin d'utiliser davantage le processus de management visuel et certaines opportunités seront également démontrées.
1. Qu’est ce que le management visuel de la performance?
3. Les 9 fonctions clés du management visuel
4. Les outils du management visuel
5. Conclusion
Le management visuel de la performance (MVP) est une stratégie managériale qui met l'accent sur la communication visuelle de proximité et qui est réalisée au moyen de différents outils visuels. Ces stimuli communiquent des informations de qualité qui aident les collaborateurs à comprendre le contexte organisationnel en un coup d'œil. Il s'agit d'une approche de gestion qui utilise un ou plusieurs dispositifs d'information, de signalisation ou de limitation (exemple, le Poka Yoke), de sorte que les lieux deviennent auto-explicatifs, auto-ordonnés, auto-régulés et auto-améliorés. Le MVP va également au-delà de la gestion de production dans les ateliers (usines). En effet, il a été adopté avec succès par des organisations commerciales, éducatives, de soins et santé et de services publics.
Une analogie avec une autoroute peut être utilisée pour mieux illustrer le concept. Une autoroute est structurée visuellement, de sorte qu'en tant que lieu, elle s'autogère fortement.
Le management visuel est né et a évolué grâce à un ensemble d'efforts distribués, principalement par des praticiens. En effet, les études de nombreux concepts Lean se concentrent généralement sur la résolution basée sur un « comment » superficiel (plus pratique), plutôt qu’un « quoi » approfondi (plus conceptuel). Par conséquent, le management visuel et la visualisation des données ont un riche passé historique.
Le résultat attendu du management visuel est l'amélioration des opérations sur le lieu de travail. L'élaboration des fonctions est nécessaire pour une meilleure compréhension de leurs contributions au sein d’une organisation.
La transparence peut être définie comme la capacité d'un processus de production (ou de ses parties) à communiquer avec les collaborateurs. Elle est obtenue en rendant les principaux flux du processus visibles et compréhensibles du début à la fin. Pour ce faire, des moyens organisationnels, physiques et l'affichage public des informations sont déployés. La transparence implique une séparation du réseau d'information et la structure hiérarchique de l'ordre, c'est-à-dire une augmentation de l'autocontrôle. L'objectif est donc de substituer le contrôle formel par l’autocontrôle. La transparence facilite le management par la vue, qui nécessite une compréhension du lieu de travail en un coup d'œil par les managers. Par conséquent, la transparence sert d'information tant pour le manager que pour l’opérateur. En plus, l'autonomisation en tant que caractéristique du travail affecte l'expérience de la responsabilité, la satisfaction et la motivation des collaborateurs.
En résumé, les impacts pratiques de la transparence dans un environnement organisationnel sont :
Un message correct donnant une visibilité qui aide les collaborateurs à construire des modèles mentaux et fournit un retour d'information sur leurs actions est, ainsi, un élément essentiel pour la réalisation d’une performance opérationnelle accrue.
La discipline peut être définie comme « prendre l'habitude de respecter les procédures correctes ». Le management visuel reflète l'adhésion des personnes aux attentes des processus en transformant le concept abstrait de discipline en pratiques concrètes directement observables. Ceci est réalisé en influençant, dirigeant, limitant ou garantissant les comportements des personnes. Tout collaborateur, même nouvellement embauché, devrait être capable de distinguer d'un coup d'œil les conditions normales et anormales et commencer à prendre les mesures correctes. La discipline va de l'exercice d'une influence subtile sur les employés par le biais de divers éléments visuels à la normalisation extensive des résultats. En mettant régulièrement les résultats à jour à la disposition de tous, la direction ne reflète pas seulement une réalité organisationnelle, mais transmet également un message plus profond: « nous observons régulièrement vos efforts sur les objectifs qui nous tiennent à cœur et nous sommes au courant de vos performances réelles ». Ce message instaure une conscience qui, dans la plupart des cas, conduit à améliorer les mauvaises pratiques, à faire plus d'efforts que d'habitude et à maintenir le comportement souhaité. La discipline permet de réduire les déchets. En partie, elle influence ou standardise les résultats pour une meilleure adhésion aux objectifs organisationnels.
L'amélioration continue (ou Kaizen dans la terminologie Lean) est une capacité hautement dynamique et peut être définie comme « un processus d'innovation incrémentielle ciblé et soutenu à l'échelle de l'organisation ». Le management visuel sert de base à l'amélioration continue, et peut-être plus important encore, stimule l'implication des collaborateurs dans la gestion et l'optimisation de la qualité. Dans une organisation, la répétitivité des tâches (exemple, les assemblages dans la production de masse) apporte des règles, des manuels et des normes détaillés, des niveaux hiérarchiques distincts, un personnel important, et idéalement la discipline, l'efficacité et la rapidité. Pourtant, elle peut entraîner, la rigidité, une faible implication des employés, et un faible engagement. Le management visuel rend l'écoute organisationnelle visuelle avec une grande capacité à répondre aux idées des collaborateurs. Ainsi, le management visuel influence non seulement l'adhésion aux normes organisationnelles par la discipline, mais il aide aussi à facilement observer les écarts par rapport aux normes.
La facilitation du travail peut être définie comme une tentative consciente d'alléger physiquement et/ou mentalement les efforts des personnes en proposant divers appuis visuels. Le management visuel facilite les tâches en offrant une compréhension rapide, correcte et holistique des exigences fixées. Lorsque la quantité d'informations requises pour accomplir une tâche dépasse la capacité de la mémoire de travail, elle doit être rendue disponible par des affichages visuels.
En outre, les stimuli répétés, avec leurs schémas fréquents, créent des modèles auxquels les collaborateurs se référent pour cartographier et anticiper la réalité. La facilitation du travail peut être comprise dans le cadre de l'ergonomie en ingénierie industrielle et en conception de systèmes. Si elle est réalisée correctement, la communication visuelle élimine un bon nombre des inconvénients structurels que la communication linguistique peut posséder. Les réponses, les rappels, les avertissements, les résumés sont, dans ce sens, des outils essentiels.
L'intégration du travail et de l'apprentissage est un impératif concurrentiel pour les organisations. Les informations présentes dans l'environnement permettent la formation sur le tas. Il s’agit d’un moyen d'apprentissage efficace car il est intégré au travail réel et aide à apprendre par l'expérience pratique. Il s'agit d'une pratique d'apprentissage organisationnel rentable, moins perturbatrice, encourageante et facile à évaluer. Les éléments visuels fournissent le support et le format pour capturer et articuler les connaissances. Bien que les informations présentes dans l'environnement allègent la charge mentale et aident grandement les employés, les informations intégrées dans la tête offrent une compréhension plus profonde et un effort de travail plus efficace et efficient. La collecte d'informations dans la tête forme l’expérience d'une personne. En outre, l'information contenue dans la tête permet une approche créative, ce qui favorise l'amélioration continue des tâches professionnelles. Les éléments visuels peuvent être conçus de manière à ce que les personnes puissent absorber plus facilement et plus rapidement les informations présentes dans l'environnement pour les transformer en informations dans la tête, qui sont plus raffinées et plus polyvalentes.
L’appartenance peut être définie comme un sentiment de possession et d'attachement psychologique à un objet (matériel ou immatériel). Dans ce sens, le management visuel est utilisé pour créer et désigner des territoires et des équipes de travail par la création d'images pour les parties prenantes. Lorsqu'un collaborateur entre dans une organisation de Management Visuel, l'atmosphère vivante peuplée d'aides visuelles marque des impressions positives et un sentiment de soutien à son égard. Ces outils transmettent le message d'une atmosphère organisationnelle bienveillante, favorable et encourageante. Les employés qui réussissent sont félicités par des moyens visuels accrocheurs, affichés ouvertement à d'autres personnes. La connexion entre les employés et les clients est toujours soutenue par des moyens visuels. En effet, les clients invités dans l'organisation ont le sentiment d'être au centre de l'attention. Les éléments visuels sont largement utilisés pour les efforts de marketing interne et les pratiques de gestion du changement afin de persuader les collaborateurs de modifier leur perception en créant une appropriation. Avec d'autres paramètres organisationnels, ces messages sont le reflet de la culture d'une entreprise, qui sert de modèle aux modes de travail et de gestion. En somme, le management visuel peut contribuer à instaurer une culture de travail ouverte et de partage entre les membres d'une organisation.
Le management par les faits repose sur l'utilisation de faits et de données statistiques. Le management visuel consiste en partie à ouvrir la réalité organisationnelle objective aux personnes concernées par le biais du flux d'informations. Cette réalité est libre de toute compréhension subjective des individus. L'ouverture, ou la volonté de partager des idées et des informations de manière volontaire, franche et précise, est une condition pour obtenir la confiance des employés dans la direction. Dans les situations où les employés perçoivent la réalité organisationnelle comme politisée, ils peuvent rester silencieux et tromper les managers en leur disant ce qu'ils veulent entendre. Ils réduisent délibérément leurs efforts et certains s'immergent profondément dans leurs tâches pour éviter leur environnement. Le management visuel permet d'éliminer les monopoles d'information à différents niveaux, et de provoquer les collaborateurs à faire face à leurs propres réalités de performance. Lorsque les mesures de la performance individuelle et collective sont affichées numériquement sur un poste de travail, il est tellement clair qui contribue suffisamment, qui s'est amélioré et qui va moins bien. Le fait de faire face à la réalité pousse les employés et la direction à se concentrer sur leurs propres efforts plutôt que de chercher une identité extérieure à blâmer. Le management visuel aide donc la direction à persuader les collaborateurs que les pratiques de gestion d'une organisation sont justes et qu'elles fonctionnent de pair avec la réalité organisationnelle.
La gestion de l'information dans des environnements dynamiques et complexes dépasse parfois les efforts et les capacités des individus. Les organisations utilisent principalement l'information stratégique pour prendre des décisions, pour comprendre les changements et pour générer de nouvelles connaissances par l'apprentissage organisationnel. Lors de la transmission en cascade des informations stratégiques, il est nécessaire de mettre en place un mécanisme de contrôle, de traitement et de présentation de la grande quantité d'informations pour que les collaborateurs puissent les comprendre. Les déficiences et les débordements d'informations peuvent entraîner de mauvaises performances, du gaspillage, et de la discorde. En particulier pour les processus de prise de décision, la simplification de l'information stratégique est nécessaire. La visualisation des données fournit une vue d'ensemble ciblée, identifie la structure, les modèles, les tendances, les anomalies et aide à identifier les pistes « intéressantes » d’amélioration. La visualisation de l'information est souvent le moyen optimal pour les capacités humaines. Selon la théorie de l'ajustement cognitif, la performance de la prise de décision s'améliore lorsque la tâche et le format de présentation de l'information correspondent. Le management visuel, en tant que système, permet à une organisation de se concentrer sur le contrôle, le filtrage, la simplification et la présentation efficace des informations. Les exemples abondent en ce sens : visualisation des mesures de satisfaction des clients, informations relatives aux fournisseurs, informations correspondant à divers aspects de l'environnement organisationnel et de la chaîne d'approvisionnement, informations relatives aux différents départements, équipes et postes de travail au sein d'une organisation, etc. Les affichages visuels servent constamment de rappels et fonctionnent comme des connaissances transférées ou intégrées dans l'environnement.
Les organisations sont constituées de départements socio-techniques interconnectés, avec différentes couches. L'un des problèmes de gestion consiste à établir une synchronisation et une harmonie entre ces couches. Les employés peuvent illusoirement penser qu'ils travaillent de manière isolée, uniquement en fonction des valeurs et des conditions du département auquel ils appartiennent. Dans une organisation, les frontières verticales (entre les couches), les frontières horizontales (entre les unités fonctionnelles), les frontières externes (entre l'organisation et le monde extérieur) et les frontières géographiques (entre les différentes unités organisationnelles situées dans des zones géographiques différentes) peuvent partiellement s'estomper avec le partage de l'information et la création d'un dialogue. La création d'une organisation « sans frontières », dans laquelle les collaborateurs recherchent ouvertement et constamment des idées innovantes, est une préoccupation majeure, notamment dans les efforts de gestion des connaissances. Un opérateur de machine, par exemple, peut à la fois faire fonctionner la machine et participer à la maintenance de la même machine de manière efficace. La création d'un sentiment d'intérêt et de préoccupation devrait susciter une confiance mutuelle, une empathie active, l'accès à l'aide, l'indulgence dans le jugement et prévenir le comportement « ce n'est pas mon travail ». Le partage d'informations de qualité et leur ouverture au reste de l'organisation grâce à divers canaux visuels et médias de communication multidirectionnels facilitera l'empathie et la compréhension correcte et opportune des besoins et des attentes.
Par conséquent, le management visuel fonctionne comme un unificateur, aidant à effacer les effets néfastes de la fragmentation et des frontières organisationnelles. Il accroît la sensibilité des personnes à leur environnement.
Le management visuel est réalisé à l'aide d'une multitude d'outils visuels. Certains sont très distinctifs au point de représenter toute une stratégie managériale. Ces outils présentent quatre caractéristiques communes :
Le graphique ci-dessous résume les outils piliers sur lesquels se base le management visuel de la performance. Le niveau inférieur présente les éléments fondateurs de l'organisation visuelle du lieu de travail, les normes visuelles et les mesures visuelles, le niveau intermédiaire pour les outils plus opérationnels et le niveau supérieur pour l'amélioration continue, la diffusion des connaissances et le marketing interne et externe.
Le management visuel de la performance peut servir un large éventail de fonctions dans une organisation. La compréhension générale du management visuel se concentre principalement sur ses vertus de transparence et/ou de discipline, notamment dans le contexte de la production Lean. Une compréhension complète du concept est nécessaire pour l'exploitation unifiée de ces fonctions. La compréhension de la synergie entre le management visuel de la performance et les autres pratiques managériales est un fondement de l’excellence opérationnelle. Dans ce sens, une classification et une identification détaillée des différents outils de management visuel semble incontournable. L'utilisation du management visuel digital constitue également un domaine prometteur pour l’amélioration des performances organisationnelles.
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